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4. Mai 2012 / ViCon – Die Prozess-Experten.

Arbeits- und Gesundheitsschutz als Prozess?

Haben Themen wie „Arbeitssicherheit“, „Arbeitsschutz“ und „Gesundheitsschutz“ etwas mit Prozessmanagement und damit mit ViFlow zu tun? Ja!

„Die Bewertung der Wirksamkeit von Arbeits- und Gesundheitsschutz im Unternehmen“, „Die Defintion der Ziele für den Arbeits- und Gesundheitsschutz“, „Die Wartung und Prüfung von Anlagen und Maschinen“ … all das sind Prozesse, die mit ViFlow beschrieben werden können und sollten!

ViFlow verbindet Arbeits- und Gesundheitsschutzinformationen mit den tatsächlichen Arbeitsabläufen im Unternehmen, so dass alle Zielgruppen über prozessorientierte Informationen integriert werden. Bisher angebotene Lösungskonzepte für das innerbetriebliche  Informationsmanagement haben dies vernachlässigt.

Unser Partner „age Managementberatung“ hat dazu beispielhaft ein WebModel erstellt, das die Möglichkeiten aufzeigt.

30. Januar 2012 / Stefan Wolter

Freiheit für die Modellierung!

Wenn Sie ViFlow nutzen bzw. kennen, dann wissen Sie wahrscheinlich auch, dass wir die Prozesse in der sog. Swimlane-Darstellung abbilden.

Wir tun dies, weil wir diese Art der Prozessdarstellung für die transparenteste und am leichtesten zu verstehende Art halten. Durch die deutliche Hervorhebung der beteiligten Bereiche finden sich Betrachter schnell auch in umfangreichen Prozessgrafiken zurecht.

Wussten Sie aber, dass Sie in ViFlow nicht auf diese Modellierungsmethode festgelegt sind?
Sie können Ihre Prozesse auch klassisch als Flowchart, als EPK oder nach der immer beliebter werdenden BPMN (Business Process Model and Notation) darstellen. Speziell für die BPMN 2.0 haben wir eigene Schablonen erstellt, die Sie kostenlos von unserer Website downloaden können: http://www.viflow.de/modellierung.html

Sie sind dabei nicht einmal auf die durchgängige Modellierung in einer Methode festgelegt. Nach Belieben können Prozessgrafiken je nach spezifischem Anwendungsfall in der einen oder anderen Methode dargestellt werden. Selbst ganz ausgefallene Darstellungen sind machbar, wie z.B. die Prozessdarstellung auf einem Hallenlayout. Die Möglichkeiten der Darstellung sind schier grenzenlos! Probieren Sie es aus und melden Sie sich bei uns, falls Sie eine Grenze gefunden haben sollten!

10. November 2011 / Stefan Wolter

Qualitätsdokumentation – elektronisches QM-Handbuch oder Loseblattsammlung?

Ein zentrales Element der Dokumentation, der Zertifizierung und das wichtigste Instrument, um das gesamte Qualitätsmanagementsystem zu verwirklichen und zu erhalten, ist das Qualitätsmanagement-Handbuch (QMH). Es enthält die Beschreibung sämtlicher relevanten Informationen und Arbeitsabläufe der Betriebsorganisation. Da es außerdem auf wichtige Dokumente, wie Arbeitsanweisungen, Normen und Formulare verweist, muss es ständig auf Richtigkeit und Aktualität überprüft werden. Um so erstaunlicher, dass sich ein elektronisches, prozessorientiertes QMH in vielen Unternehmen noch nicht durchgesetzt hat. Die Prozessmodellierungs-Software ViFlow macht den Umstieg einfach.

Suchen, sammeln, erfassen, verwalten, bereitstellen, aktualisieren, verweisen und verteilen: Den Bedarf und Einsatz von Informationen   prozessorientiert zu planen, zu organisieren und zu steuern ist ohne ein geeignetes Werkzeug eine mühsame Aufgabe. Unzählige wichtige Informationen und Dokumente werden an verschiedenen Stellen im Unternehmen, über unterschiedliche Medien und ohne gegenseitigen Bezug angeboten. Die Anwender eines herkömmlichen QMH haben so die Schwierigkeit, relevante Informationen schnell und zielgerichtet zu beschaffen und eine prozessorientierte Informationsinfrastruktur aufzubauen.

Auf der einen Seite stehen also ein hoher Kosten- und Zeitaufwand, verstaubte QM-Handbücher in den Schränken und überforderte Mitarbeiter. Auf der anderen Seite eine bequeme Lösung: Die Software ViFlow erstellt, strukturiert und veröffentlicht die elektronische Version des QMH in kürzester Zeit und ist dabei so einfach zu bedienen wie ein Bilderbuch. Führung, Pflege, Zurückverfolgung und Aktualisierung relevanter Dokumente sind nicht mehr aufwendig und arbeitsintensiv, sondern einfach und übersichtlich, da sich der Anwender von der Startseite über die gesamte Prozesslandschaft bis hinunter zur Arbeitsanweisung grafisch gesteuert durch die Prozesse klicken kann.

Schneller und effektiver: Vernetzte Informationen

Das Besondere am ViFlow-System ist die konsequente Anwenderfreundlichkeit. Sowohl Aufbau als auch Bedienung und Nutzung des elektronischen QMHs sind schnell erlernbar. Die anwenderorientierten Navigationsmöglichkeiten und Suchfunktionen, wie zum Beispiel Volltextsuche und Kategorien, sind aus dem Internet bekannt. Die Prozessmodellierung erfolgt größtenteils durch die leicht nachvollziehbare und bildliche Swimlane-Methode und -Darstellung. Aufgrund dieser mühelosen und zielgenauen Navigationselemente werden Zusammenhänge klarer und wesentliche Informationen können schneller kommuniziert werden.

 

In vier Phasen zum fertigen elektronischen QM-Handbuch

Die Erstellung und Pflege des elektronischen und prozessorientierten QM-Handbuches mit ViFlow erfolgt in vier Phasen: Vorbereitung, Modellierung, Veröffentlichung und Pflege. ViFlow nimmt den Anwender dabei an die Hand und führt ihn Schritt für Schritt durch die einzelnen Stationen.

 

Phase 1: Anforderungsermittlung und Vorbereitung des QMH

Alle zur Erstellung des QMH notwendigen Informationen (z.B. Tätigkeiten, Regelungen, Grundlagen, Dokumente, CI/CD-Richtlinien für den Intranet-Auftritt) werden identifiziert und gesammelt. Die Präzisierung der Inhalte, die Darstellungsform, der Zeitpunkt des Bedarfs und des Kontextes werden festgelegt und externe Dokumente und Informationen analysiert. Ziel ist es, die Aufgabenstellung und die Bedürfnisse der Anwender mit den vorhandenen Ressourcen und den ViFlow-Möglichkeiten in Einklang zu bringen. Technische Strukturen werden ausgelotet, personelle Ressourcen benannt und die Grundstruktur der prozessorientierten Informationen ausgewählt.

• Zielsetzung und Motivation: Welchem Zweck dient das QMH?

• Festlegung der Zielgruppen: Wen soll das QMH ansprechen?

• Umfeldbetrachtung: Was gibt es bereits in der Organisation (z.B. Intranet, Dokumente)?

• Erkundung der Interessen und Erwartungen

 

Phase 2: Modellierung des QMH

Im zweiten Schritt werden alle relevanten Prozesse und Informationsquellen  abgebildet und modelliert. Dabei sind eventuell auch externe Informationsquellen zu integrieren, resultierend aus der vorherigen Anforderungsermittlung. Die Erstellung und visuelle Abbildung beginnt mit der Startseite des QMH. Hier können die Mitarbeiter später entscheiden, wie Sie in das QMH einsteigen möchten, z.B. mit der Prozesslandschaft, die in einer grafischen Darstellung alle relevanten Unternehmensprozesse abbildet, über das Organigramm des Unternehmens oder bestimmte Suchbegriffe. Unterhalb der Prozesslandschaft befinden sich die Prozessdarstellungen, die beim Hinübergleiten mit der Maus die Unterprozesse, Anmerkungen oder mitgeltenden Dokumente (alle Formate möglich) sichtbar machen.

 

Phase 3: Veröffentlichung des QMH

Nach der Abbildung folgt die Regelung des Zugriffs auf das QMH und externe Informationsquellen. Vor der Veröffentlichung erfolgt eine Qualitätsprüfung. Wichtige Qualitätsmerkmale sind: Die anwenderfreundliche Navigationsgestaltung, deren Konsistenz und einheitlich gestaltete Links.
Ebenfalls zur Veröffentlichung gehören die vorherige oder nachträgliche Ankündigung, das entsprechende interne Marketing und die Bekanntmachung des ViFlow WebModels im Unternehmen.

 

Phase 4: Pflege des QMH

Dann muss nur noch die Verantwortung für die Pflege des QMH festgelegt  werden. Die Nutzung des QMH erfolgt durch eine einheitliche, aktuelle und prozessorientierte Darstellung im ViFlow-WebModel. Diese Phase sollte bereits bei der Planung berücksichtigt werden. Wie viel Pflege ein QMH benötigt, hängt stark davon ab, wie schnell sich die Inhalte verändern und wie viele Interaktions- und Kommunikationsangebote vorhanden sind.

Je nach Gestaltung des QMH beinhaltet das die Einbindung neuer Inhalte,  Pflege und Aktualisierung von Verlinkungen und die Kommunikation mit den Anwendern.

Informationsflut in geregelte Bahnen führen

Das Ziel des elektronischen QM-Handbuches besteht darin, eine prozessorientierte Informationsinfrastruktur aufzubauen, die Mitarbeiter am Arbeitsplatz mit aktuellen Informationen zu jedem Arbeitsschritt zu versorgen und damit das Qualitätsmanagement optimal zu unterstützen. Mit der Hilfe eines prozessorientierten QM-Handbuches benötigt diese wichtige Aufgabe einen äußerst geringen Kosten-, Zeit- und Personal-Aufwand. Das ViFlow-System besitzt dabei den großen Vorteil, dass es einfach und schnell zu erlernen, zu bedienen und zu pflegen ist.

Das elektronische QM-Handbuch schlägt also eindeutig die verstaubte Loseblattsammlung: Wenn die computergesteuerte Unterstützung praxis- und anwenderorientiert erfolgt, können die Mitarbeiter mühelos den für das Qualitätsmanagement notwendigen Informationsbedarf sicher stellen. So führt das elektronische QM-Handbuch zur schnellen und kostensparenden Erfüllung zentraler ISO-Anforderungen, zur Zertifizierung des Unternehmens und zur Weiterentwicklung eines modernen Managementsystems.

Die Vorteile eines elektronischen QM-Handbuches mit ViFlow im Überblick:

• Geringer Aufwand bei Änderungen und Pflege des QM-Handbuches

• Komfortable, prozessorientierte Informationssuche

• Referenzierung/Verlinkung auf relevante Dokumente (z.B. Arbeitsanweisungen, Formulare)

• Geringer Aufwand bei der Verteilung des QMH an die Mitarbeiter

• Gewährleistung der Aktualität der Dokumente

• Konsequente und durchgängige Verknüpfung der im Prozessmodell vorhandenen Aktivitäten, Informationen und Organisationseinheiten

• Interaktive Prozessgrafiken

• Ausbaufähig bis hin zum integrierten Managementsystem

• Vielfältige Reportmöglichkeiten (z.B. Prozess-Beteiligten-Matrix, Potenzialanalyse etc.)

In Kürze: 4 Argumente für ein QMH mit ViFlow

Einfach und schnell: Das mit ViFlow erstellte Informationssystem ermöglicht die elektronische Abbildung des QM-Handbuches für eine mühelose, grafisch gesteuerte Nutzung durch die Mitarbeiter – wie im Bilderbuch.

Bekannte Bedienelemente: Navigationsmöglichkeiten, wie Volltextsuche und Kategorien, sind bereits aus dem Internet bekannt.

Sofortige Veröffentlichung: Die einfache und schnelle Erstellung des QMH ermöglicht eine sofortige Veröffentlichung der Inhalte an alle Mitarbeiter.

Prozessorientierung: Durch die Prozessorientierung und Erfüllung zentraler ISO-Anforderungen unterstützt das elektronische QMH mit ViFlow die problemlose Zertifizierung des Unternehmens.

8. September 2011 / Stefan Wolter

„Nur“ Prozessmodellierung? Von wegen! Komplette Unternehmensplanung der weltgrössten Biogas-Anlage mit ViFlow!

ViFlow war das QM-Werkzeug der Wahl für den von der AGRIDEA BioPower GmbH in 2008 gegründeten Biogaspark Könnern in Sachsen-Anhalt – zu diesem Zeitpunkt der größte Deutschlands und Weltweit. Der damalige Geschäftsführer, Initiator und Unternehmensberater Jürgen Huhle hat bereits in der Planungsphase die Geschäftsprozess-Management-Software eingesetzt

„Für die prozessorientierte Unternehmensentwicklung eines Projektes dieser Größenordnung hat sich die einfache Anwendung und flexible Dokumentation von ViFlow als unentbehrlich herausgestellt“, so das Fazit des Gründungsvaters.

„Nicht beherrschbar“, „unkalkulierbar“, „in dieser Größenordnung eigentlich unmöglich“: Das waren die ersten Einschätzungen, während Jürgen Huhle ein ehrgeiziges Projekt plante – die größte Bio-Erdgas-Anlage Deutschlands. Doch als Unternehmer und zupackender Mensch steuerte er das ehrgeizige Ziel systematisch an und holte sich schon im Jahr 2007 wichtige Partner und Entscheidungsträger mit ins Boot. Der Ideengeber, Initiator und Gründer der AGRIDEA BioPower GmbH ging dabei von Anfang an prozessorientiert vor.

Lesen Sie mehr in unserem aktuellen Praxisbericht!

17. August 2011 / Stefan Wolter

Dokumentiert, abgelegt und vergessen? Oder gestaltet, gemanagt und gelebt?

Sie haben sehr viel Zeit darin investiert, die Prozesse in Ihrem Unternehmen zu dokumentieren und zu verbessern und das Prozessmodell ist nun im Intranet veröffentlicht. Aber was jetzt?

Wie können Sie dafür sorgen, dass die Prozesse auch „gelebt“ werden? Dass Mitarbeiter sich aktiv an der ständigen Verbesserung beteiligen und die Verantwortung für ihre Prozesse übernehmen?
Wie ermitteln Sie den Reifegrad Ihres Prozess- und/oder Qualitätsmanagements und können diesen steigern?

Das alles sind Fragen, die sich erst nach der erfolgreichem Fertigstellung der Prozessdokumentation ergeben und wir wollen Sie mit diesen Fragen nicht alleine lassen!

Deshalb haben wir das EXPERTENFORUM ins Leben gerufen, durch das Sie sich mit KollegenInnen und Gleichgesinnten aus anderen Unternehmen über die täglichen Herausforderungen austauschen können.

Jürgen Pillasch, ViCon-Partner und Managementberater mit umfassenden Erfahrungen als Executive Vice President Human Resources in einem internationalen Unternehmen sowie langjähriger Berufserfahrung im Change Management, wird Sie durch das Seminar führen und sich mit Ihnen über die Weiterentwicklung Ihres Prozessmanagements unterhalten.

Das EXPERTENFORUM wird unter dem Thema „Wie steht es um Ihre Prozesse?“ zum ersten Mal am 23.11.2011 in Hannover stattfinden. Details dazu finden Sie hier.

Wir planen noch weitere EXPERTENFOREN zu Themen, die Sie interessieren und würden uns über Vorschläge sehr freuen.

10. August 2011 / Stefan Wolter

ViFlow – die wahrscheinlich flexibelste Prozessmanagement-Software der Welt?

Heute möchte ich Ihnen vorstellen, wie man (für eine Prozessmodellierungs-Software) ungewöhnliche „Prozessmodelle“ mit ViFlow abbilden kann: eine Fussball-Weltmeisterschaft!

Bereits im Jahr 2006 haben wir zum ersten Mal die Fussball-Weltmeisterschaft der Herren als ViFlow-Prozessmodell abgebildet. Im Jahr 2010 wurde dann ein neues, wesentlich detaillierteres, Modell erstellt.

Eine Fussball-Weltmeisterschaft als Prozessmodell abzubilden bedeutet: Spiele sind Prozesse, Stadien, Schiedsrichter, Trainer und Spieler sind Bereiche, Spieltage und -zeiten sind Datenobjekte.

Es ist erstaunlich, was man aus einem solchen Prozessmodell „herausholen“ kann. Angefangen bei der Gruppenaufteilung bis hin zu einer kompletten Mannschaftsaufstellung lässt sich alles mit ViFlow modellieren.
Oder es lassen sich alle Spiele abrufen, die in einem bestimmten Stadion stattgefunden haben. Oder alle Spiele, die ein bestimmter Schiedsrichter geleitet hat, und vieles mehr!

Klicken Sie mal rein und lassen Sie sich überraschen, was mit ViFlow alles möglich ist!

(Internet Explorer ab Version 6.0 bzw. ViFlow WebModel Viewer erforderlich)

22. Juli 2011 / Stefan Wolter

Dokumente aus ELO mit ViFlow verknüpfen

Vor zwei Wochen habe ich Ihnen vorgestellt, wie Sie Dokumente aus Microsoft SharePoint in ViFlow verwenden können. Heute möchte ich Ihnen eine weitere Verbindung zu einem sehr bekannten Dokumentenmanagement-System vorstellen: ELO.

ELO Digital Office entwickelt und vertreibt leistungsfähige Software für elektronisches Dokumentenmanagement, digitale Archivierung und Workflow-Management und deckt das gesamte Spektrum des Enterprise-Content-Management (ECM) mit über 450.000 installierten Arbeitsplätzen ab.

Zusammen mit dem ELO-Partner Chipsize haben wir eine Erweiterung für ELOprofessional entwickelt, durch die Sie die Möglichkeit haben Dokumente, die in ELOprofessional elektronisch vorliegen, mit Datenobjekten in ViFlow zu verknüpfen. Dadurch steht Ihnen ein professionelles DMS zur Verfügung, das sie mit Ihrer Prozessdokumentation in ViFlow verknüpfen können!

Sprechen Sie uns an, wenn Sie ELO bereits besitzen oder es zukünftig in Verbindung mit ViFlow nutzen möchten. Es gibt ein interessantes Startpaket!