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23. August 2013 / Matthias Heins

Mehrsprachigkeit meiner ViFlow-Prozesse, Vorgehensweisen und Umsetzung – methodisches Vorgehen; Dos and Dont’s

Das kennen Sie doch sicherlich auch: das Elektronik-Schnäppchen aus dem Internet oder Technikmarkt steht bei Ihnen zu Hause und möchte nun in Betrieb genommen werden.

Damit auch alles klappt und man keine Fehler macht, nimmt man sich die Installationsanweisung oder das Handbuch zur Hand – natürlich nachdem man einen Reader installiert und das Dokument ausgedruckt hat – und schon steht man voll im Übersetzungsdilemma.

Aparte Satzstellungen gespickt mit kaum interpretierbaren Einzelwörtern, die zusammen leider auch kaum einen Sinn ergeben, müssen gedanklich geordnet und entschlüsselt werden. Da überlegt man dann doch, ob es nicht besser gewesen wäre, das vergleichsweise etwas teurere Gerät aus nicht gänzlich anderen Sprachzonen zu kaufen.

Die, denen ein solches Technikthema bisher erspart geblieben ist, haben wahrscheinlich annähernd gleiche Erfahrungen mit z.B. brüllend komischen Übersetzungen von Speisekarten oder lustigen Online-Google-Übersetzungen, die spätestens auch beim Empfänger für Heiterkeit sorgen.

Dass diese Beispiele hier bei dem einen oder anderen aus der Praxis vielleicht zu einem hohen Wiedererkennungswert führen, stellt uns auch beim Thema Mehrsprachigkeit in ViFlow-Prozessen vor gewisse Grundüberlegungen.

Was brauchen wir wirklich?

Da wäre erst mal zu klären, welche Sprachen wirklich notwendig und tatsächlich auch beherrschbar sind.

Hinterfragt werden sollte dieses auch angesichts der Tatsache, dass teilweise die Grundsprache ja schon viel Interpretationsspielraum bietet und die Muttersprache für viele häufig schon schwierig genug ist. Im Unternehmen kann man sich freilich nicht (immer) aussuchen was man umsetzten muss. Eine Empfehlung kann daher hier heißen: nicht alles was möglich ist, sondern nur das was (anfangs) nötig ist. Also besser schlank beginnen und dann beherrscht ausbauen.

Für die meisten Unternehmen wird hier Deutsch und Englisch zum Tragen kommen. Das sollte dann auch qualitativ die einleitend beschriebenen Szenarien schon deutlich entschärfen.

Wann wird übersetzt?

Eine zweite Fragestellung ergibt sich aus der zeitlichen Herangehensweise an das Thema Übersetzung.

Sollen die Prozesse direkt bei der Erstellung übersetzt werden oder wird nach der Fertigstellung die Übersetzung in einem Arbeitsgang vorgenommen?

Auch hier bietet das folgende Beispiel eine gute Orientierung: Eine Buchübersetzung in eine andere Sprache erfolgt ja auch erst, wenn das Buch komplett fertig ist und nicht im Entwurfsstatus. Sonst läuft man Gefahr, alle Änderungen permanent direkt mit übersetzen zu müssen.

Sind also die Prozesse fertig modelliert oder unter QM-Aspekten freigegeben, werden diese Prozesse auch in andere Sprachen überführt. Man spart sich auch hier die zwischenzeitlichen Änderungen, welches aus Erfahrung einen recht hohen Aufwand bedeutet und immer wieder auch Fehlerpotenzial beinhaltet.

Nicht vergessen: Die mitgeltenden Dokumente!

Ein weiterer nicht zu unterschätzender Aspekt liegt bei den mitgeltenden Dokumenten (Formulare, Checklisten etc.) im Prozess. Es sollte unbedingt geprüft werden, ob diese Dokumente auch schon in den jeweiligen Landessprachen vorliegen. Es wäre ja unschön, wenn die Prozesse zwar übersetzt sind aber die Dokumente nicht! Das ist sofern auch wichtig, da die Dokumentenebene meistens die operativ elementaren Arbeitsmittel beinhaltet, welche dringend benötigt werden.

Welche Auswirkungen hat die Mehrsprachigkeit auf die Performance?

Neben diesen methodischen Themen müssen natürlich bei einer Bereitstellung der mehrsprachigen Prozesse über das ViFlow WebModel einige technische Fragen berücksichtigt werden.

Hierbei geht es mehr darum, die Inhalte performant bereitzustellen, da sonst die besten Übersetzungen nichts nutzen, wenn der User zu lange auf ein Ergebnis warten müsste. Es ist also zu prüfen, ob die Daten über lange Leitungen nach z.B. China oder USA eine ausreichende Performance bieten, evtl. müssen dort gespiegelte Strukturen Verwendung finden.

In der Praxis: Weniger ist mehr!

Zu guter Letzt kann ich aus der Praxis berichten, dass viele Unternehmen von einer anfänglichen Vielzahl an Sprachen ihr System auf zwei bis max. drei Sprachen heruntergedampft haben.

Dabei wird neben den fehlenden Ressourcen zur Übersetzung auch häufig der Komplexität Rechnung getragen.

So funktioniert es in ViFlow …

Ach so, ViFlow – in ViFlow sind, egal welcher Strategie Sie folgen, immer nur zwei Funktionen bei der Mehrsprachigkeit relevant:

  1. Übersetzen direkt in der Modellierung -> zu übersetzenden Text/Feld auswählen und die F6-Taste drücken, Übersetzung eingeben
  2. Gesamte Übersetzung vornehmen -> Datenbank auf die gewünschte Inhaltssprache umschalten und alle Texte/Felder einfach überschreiben

Bei Ihnen ist die F6-Taste im ViFlow-Betrieb ohne Funktion? Da die Mehrsprachigkeit etwas für Prozess-Profis ist, finden Sie diese Funktionalitäten auch nur ab der ViFlow PRO-Version 😉

Hinweis: Natürlich gibt es in der Praxis deutlich komplexere Rahmenbedingungen als die hier beschriebenen, wobei die Grundüberlegungen aber trotzdem identisch bleiben.

Matthias Heins

  1. Markus O. / Jun 11 2015 20:19

    Sehr geehrter Herr Heins

    Ihre Methode Nr. 2 überzeugt. Leider ist sie nur auf die Kurz- und Langtextfelder anwendbar. Bei den Anmerkungen wird der Deutsche Text, nach der Umstellung der Inhaltssprache auf Französisch (bspw.) ausgeblendet.

    Ich arbeite mit der ViFlow 5 Pro Version.

    Oder kennen Sie einen Trick?

    Wenn nicht, bin ich gezwungen die Inhaltssprache auf Deutsch (Ausgangssprache) zu setzen und den Text unter den Anmerkungen zu kopieren, F6 und die gewünschte Sprache zu drücken, den Text zu platzieren und dann zu übersetzen.

    Lieber Gruss
    Markus O.

    • Matthias Heins / Jun 12 2015 14:56

      Hallo Herr Oberholzer,
      ja, da haben Sie Recht. Allerdings können Sie die Übersetzung des Anmerkungstextes schneller vornehmen in dem Sie in der gewünschten Sprache, z.B. Französisch, direkt im Anmerkungstext die F6 Taste betätigen und den Text aus der Grundsprache kopieren/übersetzen. Dann können Sie die Methodik Nr. 2 durchgängig pro Sprache beibehalten und nur für das Anmerkungsfeld die F6 Funktion nutzen.

      Viele Grüße, Matthias Heins

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