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9. August 2013 / Ralf Hackmann

Kommunikation und Akzeptanz einer Prozessdokumentation in Unternehmen

Nach erfolgreicher Platzierung von ViFlow in Unternehmen und der erfolgten Aufnahme der Unternehmensprozesse taucht mittelfristig fast immer die Frage auf: Wie erhöht man die Akzeptanz der Prozessmodelle in den Unternehmen bzw. welche Kommunikation ist nötig, sinnvoll und die beste Lösung?
In vielen Fällen glauben die Verantwortlichen, eine Software zur Dokumentation von Prozessen steigert automatisch die Begeisterung für die Unternehmensabläufe.

In diesem Artikel möchte ich zunächst auf grundsätzliche Punkte des Informations-und Prozessmanagements eingehen:
Die Dokumentation der Prozesse sollte transparent, sinnvoll und ansprechend sein. Auf der anderen Seite müssen wir an gewissen Stellen das Rad nicht neu erfinden. Das Ziel eines Prozessorientierten Informationsmanagements ist es, eine Informationsinfrastruktur aufzubauen und diese so zu managen und zu nutzen, dass eine optimale Unterstützung der Informationsfunktion ermöglicht und ein bestmöglicher Beitrag zum Prozessmanagement geleistet wird.

Bei der Prozessorientierung wird die Organisation strategisch an den Geschäftsprozessen ausgerichtet, folglich wird auch die Informationsinfrastruktur auf die Unterstützung der Geschäftsprozesse hin angelegt. Alle notwendigen Informationen werden also auf den Geschäftsprozess fokussiert und zur
Verfügung gestellt. Im Rahmen der Informationsarchitektur wird das Angebot an Informationen kategorisiert, einzelne Rubriken zur Strukturierung angelegt um sich über ein Navigationssystem strukturiert im Modell zu bewegen. Unterstützt wird die Navigation durch eine indizierte Suchfunktion, die helfen soll, Informationen (Prozesse, Daten, Rollen) schnell zu finden.

Der Vorteil liegt letztendlich darin, dass nicht nur die Benutzer Informationen erfolgreicher finden und managen können, sondern auch die Verknüpfung zu den anderen in ViFlow angelegten Objekten erreicht wird.

Mit anderen Worten: Alles, was Benutzern hilft, Informationen erfolgreicher zu finden und zu managen.

Vernetzung der prozessorientierten Informationen

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Wie sollte man nun grundsätzlich vorgehen?
Die grobe Einteilung kann in fünf Schritten laufen:

1. Schritt:
Die Anforderungen an das Prozessorientierte Informationsmanagement sollten definiert werden:

  • Welches Ziel verfolge ich mit meinem in ViFlow erstellten Web Modell?
  • Welche Zielgruppen möchte ich damit erreichen?
  • Wie überprüfe ich die Nutzungshäufigkeit des Webmodells?
  • Welche Bordmittel/Instrumente/Tools sind im Unternehmen bereits vorhanden?
  • Welche Erwartung hat der Nutzer an den Ersteller des Modells?

Anforderung an die Prozessmodellierung: Informationstheorie, um Inhalte und Funktionalitäten festzulegen.

2. Schritt:
Es geht nun um die Konzeptionierung mit der Aufgabe, die Bedürfnisse der Anwender mit den vorhandenen Ressourcen und ViFlow-Möglichkeiten in Einklang zu bringen. Wichtige Faktoren sind dabei die Informationsgrundstruktur, Design und Layout, sowie Richtlinien zur Modellierung und Festlegungen zur Darstellung.

Anforderung an die Prozessmodellierung: Grafikdesign – Richtige Balance zwischen der Gestaltung der Grafiken und den enthaltenen Informationen

3. Schritt:
In diesem Schritt geht es um die eigentliche Erstellung des Modells, bzw. um die Prozessmodellierung.

Anforderung an die Prozessmodellierung: Schreiben – Prozessschritte klar definieren, so dass andere die Inhalte klar verstehen können.

4. Schritt:
Das erstellte Modell wird veröffentlicht.

  • Wann wird veröffentlicht?
  • Wie werden die Informationen kommuniziert?
  • Wie setzt sich das interne Marketing dafür zusammen?

Anforderung an die Prozessmodellierung: Psychologie – Bedürfnisse der Zielgruppen erkennen

5. Schritt:
Nun stehen der Ausbau und die Pflege des Systems im Vordergrund. Diese Punkte müssen bereits bei der Erstellung berücksichtigt werden:

  • Welche Informationen sollen wie schnell zur Verfügung gestellt werden?
  • Welche neuen Inhalte werden mit eingebunden?
  • Sind die Links aktuell?
  • Wie kommuniziere ich mit den Anwendern des Modells?

Anforderung an die Prozessmodellierung: Zukunftsforschung – Zukünftige Anforderungen erkennen und gegebenenfalls im Modell umsetzen

Auch bei den Nutzern/Usern des Prozessmodells muss ein Verständnis und Bewusstsein für das Thema Prozessmanagement geschaffen werden (Schulungen, Förderung von Multiplikatoren, Plakataktionen, Gruppenveranstaltungen). Ein Beispiel eines Einstiegs in ein in ViFlow erstelltes Prozessmodell soll das verdeutlichen:

Startseite ViFlow WebModel

Ebene 1

 

 

 

 

 

 

 

Bedienungshinweise im ViFlow WebModel

Ebene 2

 

 

 

 

 

 

 

Erläuterung des Begriffes Prozess

Ebene 3

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Grundvorrausetzung ist, dass die Managementebene vollständig hinter dem Thema steht, alle notwendigen Ressourcen bereitstellt, eine geeignete Software zur Verfügung stellt und alle Maßnahmen unterstützt, die einen Erfolg des Prozessorientierten Informationsmanagements sicher stellen.

Hinweisen möchte ich an dieser Stelle auf einen Praxisbericht der Firma Grey Logics. Weiterhin finden Sie viele interessante Informationen zum Thema in der DGQ Schriftenreihe.

Da das Thema Informations- und Prozessmanagement sehr vielschichtig ist, werden wir in dem einen oder anderen der nächsten Artikel auf folgende Aspekte näher eingehen:

  • Aufbau des Prozessmodells (Aufbauorganisation, Ablauforganisation, Objektbezogen, CI/CD Richtlinien etc.)
  • Kommunikation des Prozessmodells (Newsletter, Änderungswünsche, interne Begleitung, Anwenderleitfaden)
  • Aktualität des Prozessmodells

Freuen Sie sich auf einen nächsten Artikel zu diesem Thema, in dem es darum geht, die Einstiegsseite Ihres Prozessmodells so schmackhaft zu gestalten, dass es Ihren Kolleginnen und Kollegen richtig Appetit macht!

Ralf Hackmann

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