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27. Juni 2013 / Michael Seibert

Einfach mal aufklappen, dann klappt das mit den Prozessen

Einfach mal aufklappen, dann klappt das mit den Prozessen

Von Teams im Technischen Support hört man ja immer wieder eine ganze Menge tollster Geschichten – vom Anwender, der das (richtige!) Fenster öffnet oder den PC wortwörtlich heruntergefahren hat. Ganze Bücher wurden darüber verfasst und die Grenze zwischen Dichtung und Wahrheit lässt sich nur erahnen. Ganz so amüsant sieht die Realität eines Supporters (zumindest bei ViCon) leider nicht aus. Wie in einer Arztpraxis gibt es – abgesehen von vielen, auch mal amüsanten Zipperlein – überwiegend sachliche Anfragen, die zum Glück schnell „geheilt“ werden können.

Gelegentlich aber erreichen uns wirklich verzweifelte „Notrufe“ von Anwendern, die – meist den nächsten Audittermin unmittelbar vor Augen – feststellen müssen, dass es irgendwo gewaltig hakt. Mehr als ärgerlich wäre es schließlich, wenn die vielen investierten (Über-)Stunden, die ganze Mühe, die in dem Prozessmodell steckt, vergebens gewesen wären.
Ein Klassiker aus dieser Rubrik ist zweifellos ein quälend langsames WebModel (das ist das ViFlow-Prozessmodell in der HTML-Version). Wenn jeder Prozessaufruf mehrere Minuten dauert und der Browser verzweifelt „keine Rückmeldung“ sendet, hat das mit entspannender Entschleunigung nicht mehr viel zu tun. So ist das WebModel schlicht und ergreifend nicht zu gebrauchen.

Kaffee holen … und los geht‘s

Nach dem Ausschließen der üblichen Verdächtigen – ein langsames Netzwerk oder das Platzieren riesiger Bilddateien (die man auf A0 mit 300 dpi ausdrucken könnte …) – stellt sich die Frage, ob das Problem nicht hausgemacht ist, also mit der Art und Weise der Modellierung zusammenhängt. Ob die Datenbank daran krankt, lässt sich leicht überprüfen. Wir empfehlen an dieser Stelle, den gesamten Prozessbaum durch Klicken auf die einzelnen [+]-Symbole aufzuklappen. Ganz oben in der Prozessübersicht beginnend, wächst der Baum Klick um Klick in Länge und Breite. Zugegeben, besonders spannend ist diese Tätigkeit nicht aber sie liefert schnell Ergebnisse, mindestens jedoch eine Tendenz: Ahnt man bereits nach kurzer Zeit, dass es so schnell nicht gehen wird, hat man den Verantwortlichen für die gefühlt unendlichen Ladezeiten im WebModel wahrscheinlich schon identifiziert: Einen gigantischen Prozessbaum.

bitte_aufklappen

Wie das passieren konnte? Das ist schnell beantwortet: Prozesse, auf die man nach dem Motto „siehe auch unter …“ nur verweisen möchte, werden aus der Prozessstruktur auf die Grafik gezogen und so kurzerhand zum Unterprozess des gerade in der Modellierung befindlichen Prozesses gemacht. Geschieht dieses oft und mit vielen (Haupt-)Prozessen, die sich auf mehrere Ebenen verzweigen, verstärkt sich dieser Effekt natürlich.

prozesse_wie_dieser

Noch nicht dramatisch aber auf dem besten Wege dahin:
Tauchen solche Prozesse X-fach im Modell auf,
wird es zäh für alle Beteiligten.

Nicht dass wir uns falsch verstehen: Natürlich können und sollen Sie die einzelnen ViFlow-Objekte wieder verwenden – das ist Sinn der Sache und unterscheidet damit ViFlow von Werkzeugen ohne Datenbank. Versuchen Sie das Wiederverwenden von Hauptprozessen auf das nötige Minimum zu begrenzen und hinterfragen Sie Ihre Arbeit ab und an nach folgenden Kriterien:

  • Stimmt die Hierarchie der Prozesse im Prozessmodell? Ist es logisch, dass (zum Beispiel) die komplette Auftragsabwicklung inklusive aller Unterprozesse in einem Angebotsprozess enthalten ist?
  • Denken Sie an Ihre Kollegen. Wenn Sie als Modellierer Probleme mit der Orientierung haben, bleibt den Betrachtern kaum noch eine Chance, das Modell zu verstehen und sich wiederzufinden.
  • Gönnen Sie sich gelegentlich einen vollständigen Blick auf das gesamte Modell, zum Beispiel durch das beschriebene Aufklappen der Prozesse. Man wird schnell betriebsblind und so kann man noch rechtzeitig die Notbremse ziehen.

Gibt es eine Alternative?

Die Frage, wie man ein derart entgleistes Prozessmodell reparieren kann, ist ebenfalls schnell beantwortet –  wenn auch nicht ganz so schnell getan: Verwenden Sie Konnektoren. Damit verweisen Sie auf andere Prozesse, können direkt in diese springen und das alles ohne Gefahr zu laufen, das Prozessmodell unnötig aufzupumpen.

Das Arbeiten mit Konnektoren ist aber ein anderes Thema – hier helfen das Lesen im Handbuch, das Schauen von Tutorials im ViFlow-TV oder einfach ein Anruf beim ViCon-Support. Nur zu und keine Angst, Sie landen garantiert nicht in einem Best-of-Buch merkwürdiger Supportanfragen. Versprochen.

Beste Grüße,

Michael

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