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23. August 2013 / Matthias Heins

Mehrsprachigkeit meiner ViFlow-Prozesse, Vorgehensweisen und Umsetzung – methodisches Vorgehen; Dos and Dont’s

Das kennen Sie doch sicherlich auch: das Elektronik-Schnäppchen aus dem Internet oder Technikmarkt steht bei Ihnen zu Hause und möchte nun in Betrieb genommen werden.

Damit auch alles klappt und man keine Fehler macht, nimmt man sich die Installationsanweisung oder das Handbuch zur Hand – natürlich nachdem man einen Reader installiert und das Dokument ausgedruckt hat – und schon steht man voll im Übersetzungsdilemma.

Aparte Satzstellungen gespickt mit kaum interpretierbaren Einzelwörtern, die zusammen leider auch kaum einen Sinn ergeben, müssen gedanklich geordnet und entschlüsselt werden. Da überlegt man dann doch, ob es nicht besser gewesen wäre, das vergleichsweise etwas teurere Gerät aus nicht gänzlich anderen Sprachzonen zu kaufen.

Die, denen ein solches Technikthema bisher erspart geblieben ist, haben wahrscheinlich annähernd gleiche Erfahrungen mit z.B. brüllend komischen Übersetzungen von Speisekarten oder lustigen Online-Google-Übersetzungen, die spätestens auch beim Empfänger für Heiterkeit sorgen.

Dass diese Beispiele hier bei dem einen oder anderen aus der Praxis vielleicht zu einem hohen Wiedererkennungswert führen, stellt uns auch beim Thema Mehrsprachigkeit in ViFlow-Prozessen vor gewisse Grundüberlegungen.

Was brauchen wir wirklich?

Da wäre erst mal zu klären, welche Sprachen wirklich notwendig und tatsächlich auch beherrschbar sind.

Hinterfragt werden sollte dieses auch angesichts der Tatsache, dass teilweise die Grundsprache ja schon viel Interpretationsspielraum bietet und die Muttersprache für viele häufig schon schwierig genug ist. Im Unternehmen kann man sich freilich nicht (immer) aussuchen was man umsetzten muss. Eine Empfehlung kann daher hier heißen: nicht alles was möglich ist, sondern nur das was (anfangs) nötig ist. Also besser schlank beginnen und dann beherrscht ausbauen.

Für die meisten Unternehmen wird hier Deutsch und Englisch zum Tragen kommen. Das sollte dann auch qualitativ die einleitend beschriebenen Szenarien schon deutlich entschärfen.

Wann wird übersetzt?

Eine zweite Fragestellung ergibt sich aus der zeitlichen Herangehensweise an das Thema Übersetzung.

Sollen die Prozesse direkt bei der Erstellung übersetzt werden oder wird nach der Fertigstellung die Übersetzung in einem Arbeitsgang vorgenommen?

Auch hier bietet das folgende Beispiel eine gute Orientierung: Eine Buchübersetzung in eine andere Sprache erfolgt ja auch erst, wenn das Buch komplett fertig ist und nicht im Entwurfsstatus. Sonst läuft man Gefahr, alle Änderungen permanent direkt mit übersetzen zu müssen.

Sind also die Prozesse fertig modelliert oder unter QM-Aspekten freigegeben, werden diese Prozesse auch in andere Sprachen überführt. Man spart sich auch hier die zwischenzeitlichen Änderungen, welches aus Erfahrung einen recht hohen Aufwand bedeutet und immer wieder auch Fehlerpotenzial beinhaltet.

Nicht vergessen: Die mitgeltenden Dokumente!

Ein weiterer nicht zu unterschätzender Aspekt liegt bei den mitgeltenden Dokumenten (Formulare, Checklisten etc.) im Prozess. Es sollte unbedingt geprüft werden, ob diese Dokumente auch schon in den jeweiligen Landessprachen vorliegen. Es wäre ja unschön, wenn die Prozesse zwar übersetzt sind aber die Dokumente nicht! Das ist sofern auch wichtig, da die Dokumentenebene meistens die operativ elementaren Arbeitsmittel beinhaltet, welche dringend benötigt werden.

Welche Auswirkungen hat die Mehrsprachigkeit auf die Performance?

Neben diesen methodischen Themen müssen natürlich bei einer Bereitstellung der mehrsprachigen Prozesse über das ViFlow WebModel einige technische Fragen berücksichtigt werden.

Hierbei geht es mehr darum, die Inhalte performant bereitzustellen, da sonst die besten Übersetzungen nichts nutzen, wenn der User zu lange auf ein Ergebnis warten müsste. Es ist also zu prüfen, ob die Daten über lange Leitungen nach z.B. China oder USA eine ausreichende Performance bieten, evtl. müssen dort gespiegelte Strukturen Verwendung finden.

In der Praxis: Weniger ist mehr!

Zu guter Letzt kann ich aus der Praxis berichten, dass viele Unternehmen von einer anfänglichen Vielzahl an Sprachen ihr System auf zwei bis max. drei Sprachen heruntergedampft haben.

Dabei wird neben den fehlenden Ressourcen zur Übersetzung auch häufig der Komplexität Rechnung getragen.

So funktioniert es in ViFlow …

Ach so, ViFlow – in ViFlow sind, egal welcher Strategie Sie folgen, immer nur zwei Funktionen bei der Mehrsprachigkeit relevant:

  1. Übersetzen direkt in der Modellierung -> zu übersetzenden Text/Feld auswählen und die F6-Taste drücken, Übersetzung eingeben
  2. Gesamte Übersetzung vornehmen -> Datenbank auf die gewünschte Inhaltssprache umschalten und alle Texte/Felder einfach überschreiben

Bei Ihnen ist die F6-Taste im ViFlow-Betrieb ohne Funktion? Da die Mehrsprachigkeit etwas für Prozess-Profis ist, finden Sie diese Funktionalitäten auch nur ab der ViFlow PRO-Version 😉

Hinweis: Natürlich gibt es in der Praxis deutlich komplexere Rahmenbedingungen als die hier beschriebenen, wobei die Grundüberlegungen aber trotzdem identisch bleiben.

Matthias Heins

9. August 2013 / Ralf Hackmann

Kommunikation und Akzeptanz einer Prozessdokumentation in Unternehmen

Nach erfolgreicher Platzierung von ViFlow in Unternehmen und der erfolgten Aufnahme der Unternehmensprozesse taucht mittelfristig fast immer die Frage auf: Wie erhöht man die Akzeptanz der Prozessmodelle in den Unternehmen bzw. welche Kommunikation ist nötig, sinnvoll und die beste Lösung?
In vielen Fällen glauben die Verantwortlichen, eine Software zur Dokumentation von Prozessen steigert automatisch die Begeisterung für die Unternehmensabläufe.

In diesem Artikel möchte ich zunächst auf grundsätzliche Punkte des Informations-und Prozessmanagements eingehen:
Die Dokumentation der Prozesse sollte transparent, sinnvoll und ansprechend sein. Auf der anderen Seite müssen wir an gewissen Stellen das Rad nicht neu erfinden. Das Ziel eines Prozessorientierten Informationsmanagements ist es, eine Informationsinfrastruktur aufzubauen und diese so zu managen und zu nutzen, dass eine optimale Unterstützung der Informationsfunktion ermöglicht und ein bestmöglicher Beitrag zum Prozessmanagement geleistet wird.

Bei der Prozessorientierung wird die Organisation strategisch an den Geschäftsprozessen ausgerichtet, folglich wird auch die Informationsinfrastruktur auf die Unterstützung der Geschäftsprozesse hin angelegt. Alle notwendigen Informationen werden also auf den Geschäftsprozess fokussiert und zur
Verfügung gestellt. Im Rahmen der Informationsarchitektur wird das Angebot an Informationen kategorisiert, einzelne Rubriken zur Strukturierung angelegt um sich über ein Navigationssystem strukturiert im Modell zu bewegen. Unterstützt wird die Navigation durch eine indizierte Suchfunktion, die helfen soll, Informationen (Prozesse, Daten, Rollen) schnell zu finden.

Der Vorteil liegt letztendlich darin, dass nicht nur die Benutzer Informationen erfolgreicher finden und managen können, sondern auch die Verknüpfung zu den anderen in ViFlow angelegten Objekten erreicht wird.

Mit anderen Worten: Alles, was Benutzern hilft, Informationen erfolgreicher zu finden und zu managen.

Vernetzung der prozessorientierten Informationen

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Wie sollte man nun grundsätzlich vorgehen?
Die grobe Einteilung kann in fünf Schritten laufen:

1. Schritt:
Die Anforderungen an das Prozessorientierte Informationsmanagement sollten definiert werden:

  • Welches Ziel verfolge ich mit meinem in ViFlow erstellten Web Modell?
  • Welche Zielgruppen möchte ich damit erreichen?
  • Wie überprüfe ich die Nutzungshäufigkeit des Webmodells?
  • Welche Bordmittel/Instrumente/Tools sind im Unternehmen bereits vorhanden?
  • Welche Erwartung hat der Nutzer an den Ersteller des Modells?

Anforderung an die Prozessmodellierung: Informationstheorie, um Inhalte und Funktionalitäten festzulegen.

2. Schritt:
Es geht nun um die Konzeptionierung mit der Aufgabe, die Bedürfnisse der Anwender mit den vorhandenen Ressourcen und ViFlow-Möglichkeiten in Einklang zu bringen. Wichtige Faktoren sind dabei die Informationsgrundstruktur, Design und Layout, sowie Richtlinien zur Modellierung und Festlegungen zur Darstellung.

Anforderung an die Prozessmodellierung: Grafikdesign – Richtige Balance zwischen der Gestaltung der Grafiken und den enthaltenen Informationen

3. Schritt:
In diesem Schritt geht es um die eigentliche Erstellung des Modells, bzw. um die Prozessmodellierung.

Anforderung an die Prozessmodellierung: Schreiben – Prozessschritte klar definieren, so dass andere die Inhalte klar verstehen können.

4. Schritt:
Das erstellte Modell wird veröffentlicht.

  • Wann wird veröffentlicht?
  • Wie werden die Informationen kommuniziert?
  • Wie setzt sich das interne Marketing dafür zusammen?

Anforderung an die Prozessmodellierung: Psychologie – Bedürfnisse der Zielgruppen erkennen

5. Schritt:
Nun stehen der Ausbau und die Pflege des Systems im Vordergrund. Diese Punkte müssen bereits bei der Erstellung berücksichtigt werden:

  • Welche Informationen sollen wie schnell zur Verfügung gestellt werden?
  • Welche neuen Inhalte werden mit eingebunden?
  • Sind die Links aktuell?
  • Wie kommuniziere ich mit den Anwendern des Modells?

Anforderung an die Prozessmodellierung: Zukunftsforschung – Zukünftige Anforderungen erkennen und gegebenenfalls im Modell umsetzen

Auch bei den Nutzern/Usern des Prozessmodells muss ein Verständnis und Bewusstsein für das Thema Prozessmanagement geschaffen werden (Schulungen, Förderung von Multiplikatoren, Plakataktionen, Gruppenveranstaltungen). Ein Beispiel eines Einstiegs in ein in ViFlow erstelltes Prozessmodell soll das verdeutlichen:

Startseite ViFlow WebModel

Ebene 1

 

 

 

 

 

 

 

Bedienungshinweise im ViFlow WebModel

Ebene 2

 

 

 

 

 

 

 

Erläuterung des Begriffes Prozess

Ebene 3

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Grundvorrausetzung ist, dass die Managementebene vollständig hinter dem Thema steht, alle notwendigen Ressourcen bereitstellt, eine geeignete Software zur Verfügung stellt und alle Maßnahmen unterstützt, die einen Erfolg des Prozessorientierten Informationsmanagements sicher stellen.

Hinweisen möchte ich an dieser Stelle auf einen Praxisbericht der Firma Grey Logics. Weiterhin finden Sie viele interessante Informationen zum Thema in der DGQ Schriftenreihe.

Da das Thema Informations- und Prozessmanagement sehr vielschichtig ist, werden wir in dem einen oder anderen der nächsten Artikel auf folgende Aspekte näher eingehen:

  • Aufbau des Prozessmodells (Aufbauorganisation, Ablauforganisation, Objektbezogen, CI/CD Richtlinien etc.)
  • Kommunikation des Prozessmodells (Newsletter, Änderungswünsche, interne Begleitung, Anwenderleitfaden)
  • Aktualität des Prozessmodells

Freuen Sie sich auf einen nächsten Artikel zu diesem Thema, in dem es darum geht, die Einstiegsseite Ihres Prozessmodells so schmackhaft zu gestalten, dass es Ihren Kolleginnen und Kollegen richtig Appetit macht!

Ralf Hackmann

5. Juli 2013 / Alexander Lüdtke

Beta-Prozess in der Entwicklung – Wie werden Änderungen gemeldet, eingebaut, veröffentlicht?

Vom Käfer zum Programmfehler

Früher, als Computer noch ganze Räume füllten und wir von Nanotechnologie noch weit entfernt waren, kam es nicht selten vor, dass sich Motten, Fliegen oder Käfer auf Teilen wie den Kondensatoren niederließen. Die Folge war natürlich ein Defekt und nichts ging mehr, der Rechner musste „Debugged“ („Bugs“ = engl.: Käfer), also von den Störenfrieden gesäubert werden.

Zwar ist die Technologie mittlerweile soweit, dass kleine Tierchen kaum mehr eine Bedrohung für unsere Computer darstellen. Dafür schleichen sich nur zu gerne immer wieder „Bugs“ in unsere Software ein und sorgen für Fehler, Abstürze und allgemeine Nervenzusammenbrüche bei Anwendern und Entwicklern gleichermaßen. Es gilt also, die Software käferfrei zu halten, bzw. zu machen und dabei kommt dem sogenannten Beta-Prozess eine äußerst wichtige Bedeutung zu.

Der „tote Winkel“ des Entwicklers

In der Software-Entwicklung gibt es mehrere Phasen, die eine neue Version eines Programmes durchläuft, bevor sie dann endgültig für den Benutzer bereit steht. Es beginnt mit der Alphaversion, in der alle neuen Funktionen enthalten sind und die als erste Version „Fremden“, also an der Entwicklung nicht beteiligten Personen zum Test zur Verfügung gestellt wird. Hierbei wird das Augenmerk vor allem auf die Funktionen (Features) und ihre Stimmigkeit und das Handling gelegt. Anschließend geht es in der Betaversion daran, die Funktionen „gerade zu ziehen“ und Fehler zu entdecken und zu beseitigen.

Bei uns Entwicklern entsteht oftmals eine gewisse Betriebsblindheit, weil einem durch die Beschäftigung mit der Materie manche Vorgehensweisen als gegeben und logisch erscheinen und man gar nicht darauf kommt, diese zu testen.
Ein Beispiel: Die Werte aus zwei Feldern sollen zu einem zusammengerechnet werden. Wir geben also zwei Werte ein und prüfen das Ergebnis. Stimmt es, gehen wir davon aus, dass alles in Ordnung ist.
Was aber passiert, wenn man in einem der Felder einen Buchstaben eingibt? Auf jeden Fall ein Fehler, im schlimmsten Fall sogar ein Absturz, da das Programm die Anweisung, eine Zahl und einen Buchstaben zusammenzurechnen, nicht ausführen kann.
Um diese „toten Winkel“ beim Entwickeln auszugleichen, sind die Betatester von großer Wichtigkeit.

Ordnung ist das halbe (Software-)Leben

Bei ViCon benutzen wir ein sogenanntes Bugtracking-System („to track“= engl.: etw. aufspüren), um die Fehler zu sammeln und nachvollziehen zu können. Alle Betatester haben Zugang und können dort über unser internes Firmennetz oder das Internet Fehler eintragen und beschreiben. Zusätzlich werden „Bugs“, die unserem Support von Kunden gemeldet werden, dort erfasst. Schließlich kommt es immer wieder vor, dass auch in schon veröffentlichten Versionen noch Fehler enthalten sind, die allerdings unter so speziellen Bedingungen auftreten, dass sie vorher „durchgerutscht“ sind.

In der Entwicklung werden diese Meldungen dann verifiziert, priorisiert und einem Bearbeiter zugewiesen. Wir unterscheiden dabei zwischen Kategorien wie Featurewunsch, Unschönheit, kleinerem Fehler, schwerem Fehler oder Absturz.
Dadurch ist es nicht ungewöhnlich, dass bereits mehrere Betaversionen in Planung sind. Denn natürlich sollen Fehler so schnell wie möglich bereinigt werden und der Anwender nicht unnötig länger warten müssen. Und deswegen werden neue Funktionen oft in eine spätere Version eingeplant, wenn es zeitaufwendiger ist, sie einzubauen. So entsteht dann ein sehr genaues Bild, was bis wann und für welche Version zu erledigen ist.

Der „Feinschliff“

Sind alle Aufgaben für eine Betaversion schließlich abgearbeitet, wird die „Beta“ zunächst intern bei uns veröffentlicht und geprüft. Dabei werden nicht nur die bearbeiteten Programmfunktionen getestet, sondern auch immer bestimmte Vorgänge, die erfahrungsgemäß bei Änderungen an der Software, sensibel reagieren können.
Ist der interne Test bestanden, wird die Betaversion an externe Betatester verteilt. Das sind z.B. Partner der ViCon GmbH, die nun noch einmal auf Fehlersuche gehen.
Erst wenn auch diese Phase erfolgreich beendet wurde, wird die Betaversion zur neuen ViFlow-Version und unseren Anwendern zugänglich gemacht. Und der Beta-Kreislauf beginnt von neuem.

Alexander Lüdtke

27. Juni 2013 / Michael Seibert

Einfach mal aufklappen, dann klappt das mit den Prozessen

Einfach mal aufklappen, dann klappt das mit den Prozessen

Von Teams im Technischen Support hört man ja immer wieder eine ganze Menge tollster Geschichten – vom Anwender, der das (richtige!) Fenster öffnet oder den PC wortwörtlich heruntergefahren hat. Ganze Bücher wurden darüber verfasst und die Grenze zwischen Dichtung und Wahrheit lässt sich nur erahnen. Ganz so amüsant sieht die Realität eines Supporters (zumindest bei ViCon) leider nicht aus. Wie in einer Arztpraxis gibt es – abgesehen von vielen, auch mal amüsanten Zipperlein – überwiegend sachliche Anfragen, die zum Glück schnell „geheilt“ werden können.

Gelegentlich aber erreichen uns wirklich verzweifelte „Notrufe“ von Anwendern, die – meist den nächsten Audittermin unmittelbar vor Augen – feststellen müssen, dass es irgendwo gewaltig hakt. Mehr als ärgerlich wäre es schließlich, wenn die vielen investierten (Über-)Stunden, die ganze Mühe, die in dem Prozessmodell steckt, vergebens gewesen wären.
Ein Klassiker aus dieser Rubrik ist zweifellos ein quälend langsames WebModel (das ist das ViFlow-Prozessmodell in der HTML-Version). Wenn jeder Prozessaufruf mehrere Minuten dauert und der Browser verzweifelt „keine Rückmeldung“ sendet, hat das mit entspannender Entschleunigung nicht mehr viel zu tun. So ist das WebModel schlicht und ergreifend nicht zu gebrauchen.

Kaffee holen … und los geht‘s

Nach dem Ausschließen der üblichen Verdächtigen – ein langsames Netzwerk oder das Platzieren riesiger Bilddateien (die man auf A0 mit 300 dpi ausdrucken könnte …) – stellt sich die Frage, ob das Problem nicht hausgemacht ist, also mit der Art und Weise der Modellierung zusammenhängt. Ob die Datenbank daran krankt, lässt sich leicht überprüfen. Wir empfehlen an dieser Stelle, den gesamten Prozessbaum durch Klicken auf die einzelnen [+]-Symbole aufzuklappen. Ganz oben in der Prozessübersicht beginnend, wächst der Baum Klick um Klick in Länge und Breite. Zugegeben, besonders spannend ist diese Tätigkeit nicht aber sie liefert schnell Ergebnisse, mindestens jedoch eine Tendenz: Ahnt man bereits nach kurzer Zeit, dass es so schnell nicht gehen wird, hat man den Verantwortlichen für die gefühlt unendlichen Ladezeiten im WebModel wahrscheinlich schon identifiziert: Einen gigantischen Prozessbaum.

bitte_aufklappen

Wie das passieren konnte? Das ist schnell beantwortet: Prozesse, auf die man nach dem Motto „siehe auch unter …“ nur verweisen möchte, werden aus der Prozessstruktur auf die Grafik gezogen und so kurzerhand zum Unterprozess des gerade in der Modellierung befindlichen Prozesses gemacht. Geschieht dieses oft und mit vielen (Haupt-)Prozessen, die sich auf mehrere Ebenen verzweigen, verstärkt sich dieser Effekt natürlich.

prozesse_wie_dieser

Noch nicht dramatisch aber auf dem besten Wege dahin:
Tauchen solche Prozesse X-fach im Modell auf,
wird es zäh für alle Beteiligten.

Nicht dass wir uns falsch verstehen: Natürlich können und sollen Sie die einzelnen ViFlow-Objekte wieder verwenden – das ist Sinn der Sache und unterscheidet damit ViFlow von Werkzeugen ohne Datenbank. Versuchen Sie das Wiederverwenden von Hauptprozessen auf das nötige Minimum zu begrenzen und hinterfragen Sie Ihre Arbeit ab und an nach folgenden Kriterien:

  • Stimmt die Hierarchie der Prozesse im Prozessmodell? Ist es logisch, dass (zum Beispiel) die komplette Auftragsabwicklung inklusive aller Unterprozesse in einem Angebotsprozess enthalten ist?
  • Denken Sie an Ihre Kollegen. Wenn Sie als Modellierer Probleme mit der Orientierung haben, bleibt den Betrachtern kaum noch eine Chance, das Modell zu verstehen und sich wiederzufinden.
  • Gönnen Sie sich gelegentlich einen vollständigen Blick auf das gesamte Modell, zum Beispiel durch das beschriebene Aufklappen der Prozesse. Man wird schnell betriebsblind und so kann man noch rechtzeitig die Notbremse ziehen.

Gibt es eine Alternative?

Die Frage, wie man ein derart entgleistes Prozessmodell reparieren kann, ist ebenfalls schnell beantwortet –  wenn auch nicht ganz so schnell getan: Verwenden Sie Konnektoren. Damit verweisen Sie auf andere Prozesse, können direkt in diese springen und das alles ohne Gefahr zu laufen, das Prozessmodell unnötig aufzupumpen.

Das Arbeiten mit Konnektoren ist aber ein anderes Thema – hier helfen das Lesen im Handbuch, das Schauen von Tutorials im ViFlow-TV oder einfach ein Anruf beim ViCon-Support. Nur zu und keine Angst, Sie landen garantiert nicht in einem Best-of-Buch merkwürdiger Supportanfragen. Versprochen.

Beste Grüße,

Michael

10. Juni 2013 / Grote, Sebastian

Der Patchday oder: Warum wir die Aktualisierung unserer Produkte optimiert haben

Andere Unternehmen zelebrieren ihn seit Jahren – mit ViFlow 5 haben auch wir ihn endlich eingeführt: Den Patchday.

Meinungen zu diesem Thema können unheimlich kontrovers sein. Einige werden jetzt sicherlich denken „für mich ändert sich dadurch eh nichts“. Andere hingegen werden laut aufatmen und / oder vor Freude auf den Tischen tanzen. Egal, was Sie gerade denken (und ich meine wirklich Sie!), ich bin sicher, dass der Patchday für jeden von uns einen Nutzen mit sich bringt!

Mein persönlicher Nutzen

Ganz so uneigennützig, wie es auf den ersten Blick erscheinen mag, wurde der Patchday gar nicht eingeführt. Im Gegenteil – ich war eine treibende Kraft in diesem Prozess. Den Hintergrund dazu möchte ich gerne ein wenig beleuchten.

Mit den Jahren sind die Anforderungen an unsere IT-Infrastruktur gewachsen, wie es bei jedem der Fall ist. Ich meine auch hier wirklich jeden (also auch wieder Sie), da nicht nur das Arbeitsumfeld in ständiger Veränderung in Bezug auf die IT-Anforderungen ist, sondern auch Ihr und mein privates Umfeld. Mal wachsen die Anforderungen dabei mehr und ein anderes mal weniger. Das ist sicherlich auch stark davon abhängig, wie Technik-affin jeder Einzelne von uns ist. Aber auch wenn Sie nicht direkt mit diesen wachsenden Anforderungen konfrontiert werden: Ist es nicht so, dass Sie zumindest jemanden in der Hinterhand haben, der dann (stellvertretend für Sie) mit diesen Anforderungen konfrontiert wird?

Sowohl beruflicher, als auch privater Natur bin ich jemand, der in Punkto Softwareaktualisierung (oft) die eben genannte Hinterhand darstellt. Auf Grund der Fülle notwendiger Softwareaktualisierungen ist es deshalb wichtig und sinnvoll, dass ich mich diesbezüglich entsprechend organisieren kann. Da kommt mir der Patchday ganz klar entgegen. So habe ich einen Tag, an dem ich alle relevanten Aktualisierungen in die entsprechenden Systeme einspielen kann.

Das können Sie auch ohne Patchday? Sie können sich ohne den Patchday einen beliebigen Termin wählen, ok. Was machen Sie aber, wenn eine wichtige, für Sie relevante Aktualisierung erst zwei Tage nach diesem Termin erscheint? Bis zum nächsten Termin warten? Die Aktualisierung direkt durchführen? Und wenn die Aktualisierung auf mehreren Systemen durchgeführt werden muss? Was ist, wenn diese Systeme an Ihrem persönlich festgelegten Termin nicht für Sie im Zugriff sind?

Die Liste der (Gegen-)Fragen könnte ich jetzt noch lange fortsetzen. Ich denke, Sie haben gemerkt, wo mein persönlicher Nutzen liegt, oder?

Ihr Nutzen

Mein Nutzen soll sich gerne auch zu Ihrem Nutzen entwickeln. Der Patchday kann dabei ein ebenso wichtiges Ritual darstellen, wie andere Dinge, die zu Ihrem persönlichen Ritual geworden sind (z.B. der Sonntagsspaziergang?!). Das Ritual ergibt sich dabei aus den Konstanten des Patchdays:

  • Der Patchday findet immer zu einem Fixtermin statt (der zweite Dienstag eines jeden Monats).
  • Der Patchday fällt immer auf den Tag, an dem auch andere Softwarehersteller Aktualisierungen für Ihre Produkte herausgeben (z.B. Adobe, SAP, …).
  • Sie bekommen an einem Tag alle für Sie relevanten Aktualisierungen zur Verfügung gestellt.
  • Unabhängig des von Ihnen gewählten Installationstermins können Sie (nahezu1)) sicher sein, dass Sie nicht bereits am nächsten Tag von einer neuen Aktualisierung überrascht werden und wieder von vorne anfangen dürfen.

Microsoft prägte 2003 den Begriffs Patchday2) mit der Argumentation, den Verwaltungsaufwand für Systemadministratoren reduzieren zu wollen. Diese Argumentation ist imho heute noch richtig, wichtig und sinnvoll. Sie betrifft aber inzwischen eben nicht mehr nur die Systemadministratoren, sondern jeden einzelnen Anwender. Denn abgesehen von der Planbarkeit schafft der Patchday auch mehr Transparenz:

  • Wir können Ihnen einen exakten Termin zur Behebung der von Ihnen gefundenen Produktfehler nennen.
  • Sie können sich bereits  vorab3) informieren, was für Änderungen beim kommenden Patchday zu erwarten sind.

Fazit

Ich denke, dass Sie gemerkt haben, dass unheimlich viel Potential in dem unscheinbaren Wort Patchday steckt. Meine Darstellung kratzt dabei sicherlich nur an der Oberfläche. Nicht nur, dass Sie sicherlich auch noch viel Pro und Contra zu diesem Thema beitragen können, es sind auch viele andere Prozesse eng damit verzahnt. Beispielhaft möchte ich hierbei den Prozess nennen, den ein von Ihnen gemeldeter Produktfehler bei und durchläuft – aber das soll ein anderes Thema sein…

Bis zum nächsten mal!

Sebastian Grote

1) Es kann natürlich vorkommen, dass auch wir eine Produktaktualisierung (z.B. zur Behebung eines besonders kritischen Fehlers) außerplanmäßig veröffentlichen müssen.
2) Siehe auch http://de.wikipedia.org/wiki/Patch_Day.
3) Zu jeder Produktaktualisierung erscheint vorab ein Artikel in unserer Knoweledge Base.
17. Mai 2013 / Thomas Heidkamp

Automatische Modellarchivierung in ViFlow 5 Professional/Enterprise

Nachdem ich mich im letzten Beitrag mit den Neuerungen von ViFlow 5 insgesamt beschäftigt habe, möchte ich an dieser Stelle die neue Funktion „Modellarchivierung“ ein wenig näher vorstellen.

In eigentlicher jeder Basic-Schulung werden die nachfolgenden Fragen formuliert:

  • Wie archiviere ich meine ViFlow-Inhalte?
  • Was archiviere ich, die Datenbank oder das WebModel?
  • Gibt es eine Möglichkeit den aktuellen Stand mit einer Vorgängerversion zu vergleichen?

Seit ViFlow 5 ist die Antwort auf alle drei Fragen recht simpel geworden. Das Zauberwort heißt „Modellarchivierung“. Die Funktion ist enthalten ab der Version ViFlow 5 Professional.

 

Wie lief es bisher?

Zunächst war eine Entscheidung zu treffen, über welches Vorgehen die Inhalte gesichert werden sollten. In der Praxis konnte ich bei unseren Anwendern vier Ansätze erkennen.

  • Das manuelle Erzeugen einer Datenbankkopie vor Arbeitsbeginn
  • Die Nutzung der Backup-Funktion in ViFlow
  • Ablage des alten WebModels in einem Archivordner, ggf inkl. Sicherung der ViFlow-Datenbank
  • Automatische Sicherung aller Datenbestände über tägliche Bandsicherung seitens der IT-Abteilung

Allerdings ermöglichen lediglich die zwei zuletzt genannten Ansätze einen späteren Zugriff auf die Datenbasis (ViFlow-Datenbank) um ggf. Altstände in das aktuelle System zurückzuholen. Zusätzlich besteht die Möglichkeit ohne großen Aufwand auf ältere WebModels zuzugreifen um die aktuellen Prozessversionen mit früheren Versionen zu vergleichen. Nur der letzte Punkt, Bandsicherung der IT, ist für uns Anwender mit keinerlei Aufwand verbunden gewesen. Bei allen anderen Ansätzen mussten wir aktiv werden und es bestand stets die Gefahr, dass wir Anwender das Sichern auch einfach mal vergessen.

 

Wie läuft es jetzt?

Mit ViFlow 5 Professional gibt es nun eigentlich nur noch eine Fragestellung, die wir im Hinblick auf die Archivierung beantworten müssen. Und zwar die Frage nach dem Ablagepfad der Sicherungen. Alles Weitere wird dann durch das Programm erledigt. ViFlow 5 Professional kann, sofern es entsprechend konfiguriert ist, nach jeder Veröffentlichung die aktuelle Datenbank und auch das soeben erstellte WebModel, ohne weiteres Zutun durch uns Anwender, archivieren. Weiter setzt ViFlow eine Verlinkung in der Prozessstruktur der Modellierungsumgebung, über die der Stand/die Stände der letzten Veröffentlichung(en) eingesehen werden können. Somit können wir Anwender genau vergleichen, wie der Prozess ggf. vor einem halben Jahr ausgesehen hat.

Was sind die Voraussetzungen zur Nutzung der Modellarchivierung?

Wie im oberen Abschnitt bereits erwähnt, steht diese Funktion erst in ViFlow 5 Professional zur Verfügung. Alles Weitere ist, verglichen mit dem bisherigen Vorgehen, einfacher und damit –wie ich finde – besser geworden.

  1. Setzen Sie in den ViFlow-Optionen den Haken „Backup nach erfolgreicher Veröffentlichung“
  2. Definieren Sie den Ablagepfad der Sicherungen (Stellen Sie bitte ausreichenden Speicherplatz sicher!)

Mehr ist nicht notwendig, um die Modellarchivierungsfunktion zu nutzen. Nachfolgend finden Sie ein paar Screenshots, die den Weg zum Ziel noch einmal in grafischer Form darstellen.

Anleitung Modellarchivierung

1. Starten Sie zunächst ViFlow und öffnen dann anschließend Ihre Datenbank. Nun gehen Sie in das ViFlow Menü unter den Punkt Extras > Optionen. Unter dem Punkt Allgemein > Auto-Backup setzen Sie einfach den Haken an der Checkbox „Backup nach erfolgreicher Veröffentlichung“. Sie können ohne Probleme auch weitere der verfügbaren Häkchen setzen oder, wie bei mir zu sehen, auf alle weiteren verzichten. Im gleichen Optionsfenster konfigurieren Sie auch den Pfad, an welchem die Sicherung künftig abgelegt wird.

   Aktivierung über Backupeinstellung               

Abb. 1 Aktivierung der Modellarchivierung und Konfiguration des Backup-Pfades

2. Im nächsten Screenshot (Abb. 2) sehen Sie den Eintrag, der nach erfolgreicher Veröffentlichung des WebModels im Kontextmenü der Prozessgrafiken gesetzt wird. Mit jeder neuen Veröffentlichung werden die Einträge im Kontextmenü fortgeschrieben.

Eintrag im Kontextmenü

Abb. 2 Eintrag im Kontextmenü der Prozessgrafik nach erfolgreicher Veröffentlichung

3. Unter dem unter 1. definierten Speicherpfad sind nach der erfolgreichen Veröffentlichung zum einen das gerade erstellte WebModel abgelegt, sowie die dazu gehörige Datenbank. Die jeweiligen Ziffern hinter dem Ordner-/Dateiname geben das Veröffentlichungsdatum, bis auf die Sekunde heruntergebrochen, wieder. Je nachdem, wie oft Sie Ihr Prozess-/QM-Modell veröffentlichen/aktualisieren, kann natürlich im Laufe der Zeit eine ganze Menge an Einträgen und auch Daten zustande kommen. Um die Kontextmenüeinträge und ggf. Speicherplatz zu bereinigen, löschen Sie bitte die nicht mehr benötigten HTML-Modelle (wenn erforderlich auch die Datenbanken) aus dem Backup-Ordner. Damit verschwindet auch der Eintrag zur entsprechenden Modellversion.

Backups im Explorer

Abb. 3 ViFlow-seitig abgelegte Backups nach erfolgreicher Veröffentlichung

Fazit

Einmal die Optionen aufgerufen, einen Haken gesetzt und last but least den Backup-Pfad definiert. Ich denke viel einfacher geht es nicht? Oder?

Bis demnächst in diesem Blog! Dann mit mehr Infos zum Thema Prüf- und Freigabeunterstützung in ViFlow!

Euer Thomas Heidkamp

24. April 2013 / Thomas Heidkamp

Neu in ViFlow 5

Der Umstieg von ViFlow 4.5 auf ViFlow 5 ist vollzogen. Auf den ersten Blick mag man den Eindruck gewinnen, dass bis auf den Startbildschirm und die Dateityp-Icons alles beim Alten geblieben ist.  Doch weit gefehlt. Mit der 5er Version sind einige neue Funktionen und Verbesserungen hinzugekommen die mir das Leben aus Anwender-/ Autoren-Sicht erleichtern. Die wesentlichen sind aus meiner Sicht:

  • eine Funktion zur Prüf- und Freigabeunterstützung,
  • Performancesteigerung in ViFlow und WebModel,
  • Automatisierungsmögklichkeit im Rahmen der Veröffentlichung.

Bitte beachten Sie an dieser Stelle, dass gewisse Funktion an bestimmte ViFlow-Versionen gekoppelt sind, und daher unter Umständen nicht jedem Anwender zur Verfügung stehen. Eine detaillierte Übersicht, welche die Funktionen in Bezug zur ViFlow Version setzt, finden Sie unter dem nachfolgenden Link:
Neu in ViFlow 5

Für alle Lesemuffel gibt es am Ende des Eintrages unten noch den Link auf das entsprechende YouTube Video!

Eine persönliche Sichtweise

Mittlerweile ist es bereits zwei Monate her, dass ViFlow 5 das Tageslicht erblickte. Daher möchte ich an dieser Stelle ein erstes kleines Fazit aus Anwendersicht ziehen. Die Neuerungen in VF 5 lassen sich in 3 Kategorien einteilen.

  1. Systemvoraussetzungen
  2. Anwendung
  3. WebWizard und WebModel

Den ersten Betrachtungspunkt Systemvoraussetzungen klammere ich an dieser Stelle aus, da es sich hierbei nicht um eine für uns Anwender erforderliche Betrachtungsdimension handelt. Im Bedarfsfall können nähere Informationen über unsere Homepage eingesehen werden.

Anwendung

Der erste ViFlow-Versionswechsel, den ich ViCon-seitig begleiten durfte, liegt nun schon etwas zurück. Es war seiner Zeit der Umstieg von der Version ViFlow 4.1.17 auf die Usability-Version ViFlow 4.5. Das Bild, welches der Anwender in der Modellierung vorgefunden hatte, änderte sich damals schon ein kleinwenig, so dass an der einen oder anderen Stelle Update-Trainings beim Kunden erforderlich gewesen sind. Eine aus meiner Sicht wesentliche Änderung in der Anwendung war bspw. die Einführung des Eigenschaftsfensters, welches uns Anwendern, unter anderem die Bearbeitung von Objekten außerhalb des geöffneten Zeichenblattes ermöglichte. Die alten ViFlow-Hasen werden sich noch daran erinnern. Beim jetzt erfolgten Umstieg von ViFlow 4.5 auf ViFlow 5 bleibt auf den ersten Blick erst einmal alles so wie gehabt. Sprich Updatetrainings sind dieses Mal nicht erforderlich. Auf den zweiten Blick kann man an der einen oder anderen Stelle doch ein paar wesentliche Änderungen bzw. Ergänzungen feststellen. Es sind einige Aspekte hinzugekommen, die gerade aus QM-Sicht den einen oder anderen Ablauf, speziell was die Themen Prüfung, Freigabe und Archivierung angeht, erleichtert.

ViFlow 5 ist nun ab der Professional Version in der Lage, Prozesse die Sie geändert haben, über einen einfachen Mechanismus an die entsprechenden Prüfer und Freigeber in Ihrem Unternehmen  zu versenden. Hierbei erhalten die entsprechenden Personen eine über ViFlow 5, in Zusammenarbeit mit Ihrem Mail-Client, generierte Mail, welche die Prozessgrafik, nebst der entsprechenden Beschreibung, beinhaltet. Durch den Rücklauf der Prüf- und Freigabemeldung via Mail, haben wir Anwender nun einen Nachweis, der den entsprechenden Status dokumentiert. Das gilt natürlich nur, solange ich die entsprechenden Antwortmails nicht lösche;)

Weitere Aspekte die in der neuen Version optimiert wurden, sind bspw. optimierte Shapes und die ViFlow-Performance. Vielleicht haben Sie bereits gemerkt, dass nun mehr Text in unsere Prozess-Shapes passt. Bzgl. der Performance bin ich persönlich wirklich begeistert. Ein Beispiel:

  • Das Eigenschaftsfenster benötigt an meinem Rechner nur noch knapp eine Sekunde bis es geöffnet ist (in der Version 4.5 waren es zwischen 2,3 und 3 Sekunden).

Achtung: Bitte beachten Sie stets, dass die eingesetzte Hardware einen wesentlichen Einfluss auf diesen Sachverhalt hat. Ich arbeite aktuell mit einem ca. 4 Jahre alten Notebook (Intel Core 2 Duo CPU 2.66 GHz, 4 GB RAM und einer SSD).

Diese Performancesteigerung ist gerade für Power-User, wie ich einer bin, eine schöne Geschichte, da ich hier einiges an Zeit spare.

WebWizard/ WebModel

Auch in der Bereitstellung des WebModels (Veröffentlichung und Ablage auf einem Netzlaufwerk/ Web-Server) gibt aus Sicht der ViFlow-Verantwortlichen neue Aspekte die bestimmte Abläufe vereinfachen. In ViFlow 4.5 ist meine persönliche Vorgehensweise zur Bereitstellung die folgende gewesen:

  1. WebModel lokal veröffentlichen
  2. WebModel zippen
  3. WebModel auf Web-Server kopieren
  4. WebModel extrahieren

In ViFlow 5 reduziert sich nun der Aufwand für mich  auf Punkt 1) WebModel veröffentlichen. Es gibt nun nämlich im WebWizard die Möglichkeit eine sogenannte Batch-Datei anzubinden. Die Batch-Datei sorgt dafür, dass die oben aufgeführten Punkte 2-4 ohne mein Zutun durchgeführt werden. Hier muss ich fairerweise einwerfen, dass die Erstkonfiguration einer solchen Datei ein gewisses Maß an IT-Know-how voraussetzt. Bei uns ist es unser Admin und Entwicklungsleiter der mich an dieser Stelle unterstützt hat. Das Thema Batch-Datei im ViFlow-Kontext werde ich demnächst ausführlicher beschreiben.

Weitere Neuerung im Bereich WebWizard/ WebModel ist  zum einen eine Performancesteigerung bei der Veröffentlichungszeit. Abhängig von der Modellstruktur liegt die Zeiteinsparung zwischen 10 und 50 %. Zum anderen haben wir eine Funktion implementiert, die dafür sorgt, dass miteinander verlinkte WebModels nun jeweils in einem neuen Fenster/ Register geöffnet werden. Damit ist der Absprungort jederzeit einsehbar.

Fazit

Zusammenfassend kann man sagen,

  • dass keine Änderungen in der grundsätzlichen Bedienung von ViFlow im Vergleich zur Version 4.5 zu verzeichnen sind,
  • dass neue Funktionen hinzugekommen sind, die für uns Anwender Abläufe vereinfachen,
  • und dass ViFlow einfach schneller geworden ist.

In einem meiner nächsten Blog-Einträge werde ich mich mit dem Thema Modellarchivierung beschäftigen. Hier ist ebenfalls ein neuer Ansatz in ViFlow 5, der QM-Anforderungen im Hinblick auf Archivierung und Versionierung unterstützt, implementiert worden. Aber auch Themen wie die Prüf- und Freigabeunterstützung und Batch-Datei im WebModel-Kontext werde ich detaillierter beschreiben. Wer sich in der Zwischenzeit schon ein wenig näher mit den Neuerungen beschäftigen möchte, dem empfehle ich unsere YouTube Zusammenfassung.

So das war es erst einmal von mir. Bis demnächst in diesem Blog!

Thomas Heidkamp